El ciclo de planificación reúne todos los aspectos de la planificación de un proyecto único de tamaño mediano en un proceso único y coherente.
Por ejemplo, supongamos que su negocio está creciendo tan rápidamente que necesita mudarse a una oficina más grande. Una gran noticia. Pero el trabajo de planificación de un proyecto como este ha recaído en ti. ¡Quizás no tan buenas noticias!
Deberá considerar si la mudanza es viable y pensar en los criterios para las instalaciones adecuadas. Tendrá que tener en cuenta los costos, los tiempos y cómo minimizar el tiempo de inactividad comercial.
Entonces, ¿por dónde empiezas? Pruebe el ciclo de planificación de proyecto.
¿Qué es el ciclo de planificación de un proyecto?
El ciclo de planificación es un proceso de ocho pasos que puede utilizar para planificación de un proyecto de tamaño pequeño a mediano: mudarse a una nueva oficina, desarrollar un nuevo producto o planificar un evento corporativo, por ejemplo.
La herramienta le permite planificar e implementar proyectos completamente considerados, bien enfocados, sólidos, prácticos y rentables. También le ayuda a aprender de cualquier error que cometa y a retroalimentar este conocimiento en su futura planificación y toma de decisiones.
Consejo:
El Ciclo de Planificación ofrece un marco para proyectos hasta cierto nivel de complejidad. Para proyectos más grandes que involucran a muchas personas durante un largo período de tiempo, es posible que deba utilizar un enfoque más formal.
Para proyectos más cortos que necesitan un tiempo de respuesta rápido, también debe considerar la gestión ágil de proyectos .
Pasos de planificación del proyecto
El ciclo de planificación de un proyecto tiene ocho pasos, como se describe a continuación.
1. Analiza tu situación
Primero, aclara lo que necesitas hacer. Una mudanza de oficina, por ejemplo, requerirá que encuentre las instalaciones adecuadas, con acceso y estacionamiento apropiados.
Reúna tanta información como sea posible en esta etapa. Esto lo ayudará a formular un plan más detallado y sólido más adelante.
Comience por examinar su puesto actual y decida cómo puede mejorarlo. Hay una serie de técnicas que pueden ayudarte a hacer esto.
Una opción es realizar un Análisis FODA . Esto identificará las fortalezas y debilidades de su posición y las oportunidades y amenazas que enfrenta.
Otro método es el análisis de riesgos, que le ayudará a detectar posibles escollos y debilidades en su organización que pueden afectar su plan e identificar cualquier riesgo externo.
Por ejemplo, pregúntese si su proyecto es una respuesta a la presión de los clientes, competidores o nueva tecnología. O tal vez su empresa está creciendo y, como resultado, necesita hacer cambios. Las presiones pueden surgir de cambios en la economía, nueva legislación, actitudes de la gente o del gobierno.
2. Identifique el objetivo de su plan
Cuando haya completado un análisis realista de su situación y las oportunidades de cambio, el siguiente paso es definir con precisión el objetivo de su plan. Esto agudiza su enfoque y evita que desperdicie esfuerzos en temas irrelevantes.
Puede presentar este objetivo como una declaración de visión o una declaración de misión .
Las declaraciones de visión expresan el beneficio que una organización brindará a sus clientes. Por ejemplo, la visión de Nike es «Llevar inspiración e innovación a todos los atletas del mundo.».
Las declaraciones de misión explican cómo se logrará la visión. Por ejemplo, la declaración de la misión de la compañía farmacéutica, desarrollar y entregar medicamentos innovadores que ayuden a los pacientes a superar enfermedades graves».
3. Explore sus opciones
En esta etapa, debe tener una buena comprensión de su situación y lo que quiere lograr con su proyecto. ¡El siguiente paso es averiguar cómo hacerlo!
En esta etapa, es útil generar tantas ideas como sea posible. Una vez más, las herramientas de creatividad pueden ayudarte con esto. Puede sentirse tentado a comprender la primera idea que le viene a la mente, pero si dedica un tiempo a sopesar sus opciones, puede encontrar soluciones menos obvias pero mejores. O puede desarrollar sus mejores ideas usando elementos de otros.
4. Selecciona la Mejor Opción
Cuando haya explorado sus ideas, debe decidir cuál seguir. Si tiene el tiempo y los recursos necesarios, puede decidir hacer un trabajo detallado de planificación, cálculo de costos y evaluación de riesgos para cada uno. Pero lo más probable es que no tenga este lujo.
5. Planificación detallada
Con su decisión final tomada, debe establecer la forma más eficiente y efectiva de lograr su objetivo. Esto determina quién hará qué, cuándo, dónde, cómo, por qué ya qué costo.
Técnicas como diagrama de Gantt y el análisis de la ruta crítica puede ser útil al determinar prioridades, plazos y cómo asignar recursos.
Considere también cómo monitoreará el progreso y el desempeño de su plan. Cuando existen informes sólidos, garantía de calidad y controles de costos, puede identificar y corregir rápidamente posibles desviaciones del plan.
Un buen plan también identifica riesgos y sugiere contingencias. Esto le permite responder con eficacia a contratiempos o crisis.
6. Evaluar el Plan y su Impacto
La siguiente etapa es revisar su plan y decidir si debe implementarlo. Es crucial ser objetivo aquí, incluso si ha trabajado mucho para llegar a esta etapa, es posible que no valga la pena continuar con el proyecto.
Esto puede ser frustrante, pero es mejor llegar a esta conclusión ahora que después de haber invertido tiempo y recursos valiosos, y su reputación, en su éxito. La etapa de evaluación le brinda la oportunidad de investigar mejores opciones o aceptar que no se necesita ningún plan.
Dependiendo de las circunstancias, existen varios métodos que puede utilizar para evaluar su plan.
Ventajas y desventajas cuantitativas es una técnica simple que consiste en enumerar los puntos positivos en una columna y los puntos negativos en otra. A cada punto se le puede asignar una puntuación positiva o negativa.
Usar análisis de costo/beneficio para decidir si el plan tiene sentido financiero. Sume todos los costos involucrados y compárelos con los beneficios esperados.
Análisis de campo de fuerza le brinda una vista general de los factores a favor y en contra de su plan. Esto le permite ver dónde puede hacer ajustes que ayudarán a que su plan tenga éxito.
Un pronóstico de flujo de efectivo le permite asegurarse de que tiene suficientes recursos para su plan y evaluar si el proyecto es viable. Una buena hoja de cálculo de pronóstico de flujo de efectivo le permite variar sus suposiciones e investigar los efectos.
Consejo:
Si su análisis muestra que el plan no brindará suficientes beneficios, o si los aspectos negativos superan a los positivos, regrese a una etapa anterior del ciclo de planificación de un proyecto es para explorar otras opciones. Alternativamente, puede concluir que el proyecto no es práctico y abandonar el proceso por completo.
7. Implementar el cambio
Una vez que haya finalizado su propuesta y esté seguro de que se cumplirá, es hora de ponerla en práctica.
Si ha seguido los pasos anteriores al pie de la letra, su plan también debería explicar cómo implementarlo. También debe mostrar cómo monitoreará su progreso y ejecución.
8. Cerrar el Plan y Revisar
Si todo está bien, su proyecto ahora está completo y fue un gran éxito. Ahora es el momento de cerrarlo y evaluar lo que has aprendido. Revise el proceso de planificación del proyecto y evalúelo cuidadosamente para ver qué podría mejorarse o refinarse en el futuro.
La revisión debe abordar preguntas clave como: ¿resolvió el proyecto el problema original? ¿Podría ofrecer beneficios aún mayores? ¿Y qué lecciones aprendiste que puedas aplicar a futuros proyectos? El ciclo de planificación de un proyecto le permite hacer planes viables y sólidos y evitar cometer errores costosos.