Una parte esencial de la contratación y gestión de empleados, es la descripción de puesto, son una amplia declaración escrita de un puesto específico. Generalmente, una descripción de trabajo incluye el propósito, el alcance, los deberes, las responsabilidades y las condiciones de trabajo de un empleo.
La importancia de la descripción de puesto
Una herramienta de comunicación, la descripción de puesto pueden contribuir al éxito de su organización si se desarrollan de manera eficaz. Por otro lado, dificultará la comunicación, aumentará la confusión en el lugar de trabajo y evitará que las personas entiendan lo que se espera de ellos si las descripciones de su trabajo están mal escritas. Las siguientes preguntas pueden ayudarlo a determinar si las descripciones de trabajo de su organización están escritas y utilizadas de manera efectiva:
- ¿Usted u otras personas en su organización actualizan las descripciones de trabajo con regularidad o cuando cambian los criterios de trabajo?
- ¿Participan los empleados en este proceso?
- ¿Quién usa o se refiere a las descripciones de puestos con regularidad?
- ¿Utiliza descripciones de puestos para planificar actividades de formación?
- ¿Las descripciones de sus puestos incluyen criterios de desempeño?
- ¿Puede observar o medir los criterios de las descripciones de sus puestos?
Es importante comprender por qué las descripciones de puestos son necesarias y el papel que desempeñan en su organización. Además de ayudar en el proceso de contratación de trabajo, una buena descripción puede servir como esquema para informar sobre las condiciones y relaciones laborales.
Cómo escribir una descripción de puesto
Un primer paso importante para reclutar al mejor candidato para el trabajo es escribir una descripción de puesto clara y precisa. Se requiere una comprensión clara de los deberes y responsabilidades del trabajo. Además, la descripción de puesto debe definir claramente las habilidades requeridas para el puesto.
Podrá atraer candidatos calificados y reducir la rotación de empleados a largo plazo con la ayuda de una descripción de puesto bien definida.
Para escribir una descripción del trabajo y mejorar los resultados de su publicación de trabajo, puede usar una plantilla de descripción de puesto. Las siguientes son algunas pautas para escribir una descripción de trabajo:
- Evite usar un lenguaje equívoco o complicado, en su lugar use un lenguaje claro y conciso.
- Usar lenguaje no preferencial
- Evite describir características personales y describa solo los deberes, habilidades y
- conocimientos requeridos para el puesto.
- Evite subestimar o exagerar las responsabilidades y deberes del puesto, en lugar de eso, sea preciso sobre ellos.
- Describir el estado actual del puesto en lugar de su estado pasado o futuro
- No utilice abreviaturas, acrónimos y términos técnicos.
- Asegúrese de que los deberes y responsabilidades realizados en la sección «trabajo realizado» de la descripción de puesto y las habilidades, conocimientos y atributos que necesita en el puesto estén directamente relacionados
- A menos que pueda ilustrar que son esenciales para los deberes y responsabilidades del puesto, evite indicar la educación, la experiencia, la capacitación o la certificación como requisitos del puesto.
Las funciones principales del trabajo, cómo se llevará a cabo el trabajo y las habilidades requeridas para realizar el trabajo son los detalles de una descripción de trabajo efectiva. Además, es una herramienta importante para medir el desempeño y tratar disputas o problemas disciplinarios . Una descripción del trabajo debe incluir las siguientes secciones:
Título profesional
El título de Jon es el elemento fundamental de la descripción del puesto. El título del trabajo aclara el puesto y el rango o nivel.
Propósito y objetivos
Esta sección debe describir el propósito del objetivo del puesto en tres o cuatro oraciones.
Deberes y responsabilidades
Esta sección debe incluir los deberes y responsabilidades del puesto. Además, debe indicar la cantidad de tiempo que debe dedicarse a cada tarea. Utilice porcentajes para representar esto, es decir, entrada de datos 30 %, llenado 40 %, etc. Debe describir las funciones en dos o tres oraciones. Además, los deberes deben contener un objeto, una acción y un propósito. Finalmente, los deberes deben estar basados en resultados.
Descripción de la estructura de informes
Esta sección proporciona una descripción detallada de todos y cada uno de los roles que desempeñará el empleado. Esta sección debe incluir las funciones de supervisión (si corresponde) del empleado. Además, debe indicar a quién reportarán. Además, notifique a los empleados/solicitantes si se supone que deben trabajar con otros empleados o departamentos.
Experiencia, habilidades y competencias
Al detallar las habilidades y la experiencia requeridas para realizar el trabajo, sea lo más específico posible. Dado que son dos cosas completamente diferentes, es importante que enumere las habilidades y competencias por separado. Las habilidades son actividades que el candidato puede realizar utilizando las cualificaciones que ha obtenido o las cosas que ha aprendido en el pasado.
Por otro lado, las competencias son atributos o rasgos que espera que el candidato presente en el puesto.
Descripción del candidato ideal
Esta sección debe incluir las fortalezas requeridas para realizar el trabajo. Un ejemplo de esto sería la capacidad de trabajar con múltiples gerentes y plazos ajustados.
Horario y lugar de trabajo
Esta sección debe incluir la ubicación física del trabajo, los días y horas del puesto y cualquier potencial a lo largo del tiempo requerido para realizar el trabajo.
Salario
Esta sección debe incluir el salario inicial, medio y máximo para el puesto. Además, debe incluir los criterios de elegibilidad para una compensación adicional, como aumentos anuales, bonificaciones por desempeño y comisiones de ventas . En lugar de asignar un salario particular al puesto, asigne un rango de salario que varíe según la educación y la experiencia.
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Algunos errores a evitar en la descripción de puesto
Para crear una descripción de trabajo efectiva, debe evitar los siguientes errores:
Ser poco realista
Es importante que la descripción de un trabajo no sea una lista de deseos imposibles de todas las habilidades del mundo. En cambio, la descripción de puesto debe representar las credenciales exactas requeridas para realizar el trabajo.
No involucrar a todas las partes interesadas
Crear una descripción de trabajo sin la participación de recursos humanos, la gerencia de línea y los empleados en un rol similar es un error que debe evitar.
Usar lenguaje discriminatorio
Hay ciertas palabras y frases que no debe incluir en la descripción de puesto porque estas palabras y frases pueden interpretarse como discriminatorias, lo que a su vez puede impedirle atraer a los diversos candidatos que buscan las empresas.
Las descripciones de puestos son extremadamente útiles para atraer a los candidatos adecuados para el puesto y animar a los empleados a rendir al máximo. Puede escribir fácilmente una descripción de puesto descargando nuestras plantillas de descripción del trabajo. Con la ayuda de nuestras plantillas de descripción de trabajo, podrá escribir una descripción de trabajo efectiva y ganadora.