El asistente administrativo ofrecen apoyo administrativo a las oficinas o miembros clave del personal mediante la realización de tareas administrativas y organizativas.
Sus responsabilidades diarias incluyen tareas como contestar el teléfono, responder correos electrónicos, organizar reuniones y actualizar bases de datos, y generalmente trabajarán dentro de un equipo administrativo, reportando a un administrador senior.
Esta guía proporcionará una descripción completa del trabajo para los asistentes administrativos y todo lo demás que necesita saber sobre el puesto, incluidos salarios, habilidades, calificaciones, progresión profesional y más.
¿Cuánto ganan los asistentes administrativos?
El salario promedio de un asistente administrativo variará dependiendo de una serie de factores, que incluyen:
- La industria del empleador , por ejemplo, ¿el asistente administrativo trabaja para un bufete de abogados? ¿Una escuela? ¿Oficinas del gobierno? ¿Una caridad? Etc
- Habilidades duras: ¿son competentes en Microsoft? ¿Adobe? ¿Gestión de calendario? ¿Pueden usar herramientas financieras como Quickbooks? Etc
- Factores salariales generales, como la ubicación de la empresa y el nivel de experiencia del candidato.
Por ejemplo, un asistente administrativo altamente calificado que trabaja para un bufete de abogados en Londres normalmente ganará más que un asistente administrativo que se ocupa de las tareas administrativas más básicas en una escuela pública rural, donde los presupuestos son limitados.
Es importante tener en cuenta que la cifra promedio se toma de una muestra de anuncios de trabajo y, por lo tanto, no incluye beneficios adicionales como bonos, aportes a pensiones y seguro médico.
¿Qué hace un asistente administrativo?
A continuación se muestra una lista de las tareas y responsabilidades típicas que se les pedirá a los asistentes administrativos que realicen en una semana laboral promedio, según la descripción de su trabajo :
- Recibir llamadas: contestar el teléfono y dirigir las llamadas a los miembros correctos del personal.
- Responder a correos electrónicos: leer y responder correos electrónicos, asegurando que cualquier consulta importante se reenvíe a las personas relevantes
- Organizar reuniones: organizar y programar reuniones o citas para el personal senior
- Mantenimiento de archivos: mantenimiento y actualización de sistemas de archivo electrónicos y en papel.
- Organizar viajes: hacer arreglos de viaje y asegurarse de que todos los transportes, boletos o estadías estén reservados y confirmados
- Tomar notas: tomar notas detalladas durante reuniones importantes, escribirlas y compartirlas con las partes relevantes
- Gestión de gastos: realizar un seguimiento de los gastos mediante la gestión de recibos y facturas, antes de cotejar y enviar un informe mensual de gastos
- Manejo de consultas: los asistentes de administración a menudo tendrán que lidiar con consultas generales de miembros superiores del personal, clientes o visitantes.
- Actualización de procedimientos: mantener y actualizar (cuando sea necesario) las políticas y procedimientos de la empresa, asegurando que todo el personal esté al tanto de cualquier cambio.
- Producir informes: producir informes de la empresa (como rendimiento, finanzas, etc.) y distribuirlos al personal
- Asistencia financiera básica: como presentar facturas, actualizar los libros de contabilidad, perseguir a los deudores.
¿Qué necesitan los asistentes administrativos?
Los asistentes administrativos necesitan una variedad de habilidades para realizar el trabajo de manera efectiva y algunos puestos también requerirán un nivel determinado de experiencia.
Los requisitos exactos dependerán de factores como la industria y las principales responsabilidades del puesto, pero en términos generales, esto es lo que se necesita.
Experiencia
Los trabajos de asistente administrativo junior a menudo no requieren que el candidato tenga experiencia previa. Dicho esto, algunos empleadores pueden enumerar la experiencia previa como preferida en el anuncio de trabajo.
Los puestos administrativos de nivel intermedio a superior generalmente requieren que los candidatos tengan algo de experiencia en un puesto similar. Sin embargo, un sólido conjunto de habilidades transferibles de un puesto anterior podría ser suficiente para obtener un puesto más alto, siempre que el candidato pueda demostrar cómo ha usado estas habilidades en el pasado.
Habilidades del asistente administrativo
Además de algunas de las habilidades específicas de la industria mencionadas anteriormente (como la gestión de calendarios, Microsoft, etc.), las siguientes habilidades más genéricas también son vitales para los asistentes administrativos:
Comunicación: la comunicación escrita y verbal son importantes para hablar por teléfono, en persona y responder correos electrónicos, así como para armar documentos y tomar notas detalladas.
Organización: ser capaz de administrar diarios y hojas de cálculo, manejar el teléfono, coordinar planes y realizar múltiples tareas
Resolución de problemas: hacer frente a problemas inesperados o consultas que puedan surgir del personal, los clientes o los visitantes
Gestión del tiempo: además de contestar los teléfonos y programar reuniones, los asistentes administrativos deben poder administrar su tiempo para garantizar que puedan completar todas las tareas diarias.
Atención al detalle: los asistentes administrativos deben ser meticulosos en sus notas, memorandos y arreglos para asegurarse de que no se pierdan ni el más mínimo detalle.
Herramientas de oficina: buen conocimiento práctico de software comercial como Word, Excel y Outlook
Calificaciones de asistente administrativo
No se requieren calificaciones para convertirse en asistente administrativo, ya que muchos empleadores valoran la experiencia y/o las habilidades por encima de las calificaciones.
Sin embargo, hay una serie de calificaciones administrativas que podrían ayudar a los candidatos a conseguir un trabajo, además de ayudarlos a desempeñarse mejor en su función.
- Certificado en Negocios y Administración
- Diplomado Asistente Administrativo
- Diploma de administrador, PA y secretariado de nivel 3
¿Qué se espera de un asistente administrativo?
Por lo general, se espera que los asistentes administrativos cometan lo siguiente:
Horas de tiempo completo: 35 a 40 horas por semana, es posible que se requieran horas extra ocasionales
Ubicación: normalmente en la oficina del empleador
Beneficios de asistente administrativo
Los asistentes administrativos recibirán una variedad de beneficios, algunos financieros y otros no, pero estos variarán según el tamaño de la empresa y la industria en la que se encuentre. Los ejemplos de algunos de los principales beneficios que se ofrecen incluyen:
- Bonos : bonos de temporada, por ejemplo, bono de Navidad
- Esquema de pensiones
- Seguro de salud
- Membresías de gimnasio y otros descuentos para el personal
Descripción del puesto de asistente administrativo – conclusión
La mayoría de las industrias requieren que personas capacitadas se encarguen de sus tareas administrativas diarias, lo que hace que los asistentes administrativos tengan una gran demanda en todo el país de una amplia gama de industrias y empleadores.
ejemplo:
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El puesto ofrece un salario saludable, buenos beneficios y variadas responsabilidades diarias, así como mucho espacio para la progresión profesional.