Una formato de orden de compra es mucho más que un formulario; es una forma que representa una forma de vida para muchas empresas que solicitan grandes cantidades de materias primas o suministros de un proveedor de forma regular.
La orden de compra sirve como una oferta, en papel, para comprar un producto específico, en una cantidad específica, por un precio específico. Una vez que un vendedor acepta una orden de compra, se convierte en un contrato entre el comprador y el vendedor. El proveedor le enviará a su empresa los bienes que necesita y le enviará una factura que suele ser de 30 o 60 días netos, según su acuerdo con el proveedor .
¿Cómo formatear una orden de compra?
Si bien no existe una regla absoluta para dar Formato de orden de compra, el siguiente formato se puede usar como una guía general:
Encabezado: donde proporciona la información de su empresa, incluido el nombre de la empresa, la dirección, la fecha de la orden de compra y los números de la orden de compra.
Información del proveedor: aquí es donde indica el destinatario correcto de la orden de compra, incluido su nombre de contacto específico y la dirección del proveedor.
Enviar a: A continuación, especifique dónde debe enviarse el pedido, el método de envío, los términos de envío y la fecha de entrega prevista.
Los detalles del pedido: para cada producto del pedido, proporcione una línea de pedido con el código del producto o SKU, el nombre del artículo y la descripción. Incluya también la cantidad de artículos necesarios, el precio por unidad y la fecha de entrega de cada unidad.
Resumir : el formulario de pedido de compra debe completarse proporcionando un subtotal, los descuentos aplicables del proveedor, los costos de envío, los impuestos y, por último, el total general.
Procedimiento de orden de compra
El procedimiento de orden de compra comienza con la aprobación de la orden que es promulgada por el aprobador en la solicitud planteada por el departamento que necesita la materia prima.
Una vez que se da la aprobación, la orden de compra se envía de vuelta al solicitante, es decir, al departamento en cuestión y desde allí se envía al proveedor para su aceptación.
Una vez que el proveedor acepta la orden de compra, se convierte en un documento legalmente vinculante que describe los artículos requeridos, el precio acordado, las expectativas de entrega y las condiciones de pago.
El viaje mencionado anteriormente es un ciclo completo que se puede ver en negocios más grandes y negocios que están bien organizados. También es posible que simplemente se emita una orden de compra sin necesidad de aprobación porque el proceso de compras seguido por la empresa no lo necesita.
No hay duda de si está bien o mal, siempre que satisfaga las necesidades comerciales, puede seguir cualquier ciclo de orden de compra
Formato de orden de compra para fines de financiación
Muchas empresas confían en la financiación de órdenes de compra para poder comprar grandes cantidades de bienes y suministros sin perjudicar su flujo de caja. Muchos proveedores aceptarán órdenes de compra de 30 o 60 días netos, lo que le dará tiempo para recuperar el dinero que ha gastado mientras trabajaba para hacer crecer su negocio . Una plantilla de formato de orden de compra, a diferencia de una plantilla de formulario de pedido, solo se usa en el mercado de empresa a empresa. Los minoristas, las empresas de construcción, las agencias de publicidad y otros proveedores suelen aceptar órdenes de compra de empresas que consideran solventes; por lo general, esto significa que se le considera un buen cliente que paga a tiempo .
Se configura una orden de compra para permitirle mantener el mismo flujo de efectivo hasta que vence la factura . Para muchos dueños de negocios, esta es una función vital que ayuda a hacer crecer el negocio.
Muchas empresas utilizan formularios de órdenes de compra para pedir productos a crédito. Recuerde, una orden de compra, una vez aceptada por el proveedor, se considera un contrato legal por el cual usted garantiza el pago.
Por ejemplo, un minorista que espera una temporada de Navidad particularmente ocupada puede realizar un pedido extra grande para mantenerse al día con la demanda anticipada. Si el minorista usa solo su flujo de efectivo para este propósito, solo podría ordenar un suministro limitado de productos y correría el riesgo de perder ganancias antes de que finalice la temporada de compras.
Asegúrese de mantener actualizados sus registros contables y asegúrese siempre de que sus formularios de pedido sean legibles, tengan el formato adecuado y estén autorizados por la parte responsable, como el propietario de la empresa o la oficina de adquisiciones. Una plantilla de formulario de pedido de compra ayudará a mantener las cosas estandarizadas, sin importar cuántos empleados tenga su empresa.
¿Cómo funciona el financiamiento de órdenes de compra?
Cuando utiliza el financiamiento de órdenes de compra, podrá retener el capital de trabajo mientras obtiene los suministros que necesita. A veces, una empresa utilizará el financiamiento de órdenes de compra para ayudar a asegurar un gran proyecto. Aunque es posible que no tengan el capital de trabajo para realizar las compras directamente, el dueño de un negocio puede «ordenar contra» un pago grande anticipado. Así es como funciona:
- Elija una plantilla de formato de orden de compra estándar y asegúrese de usarla en cada transacción. Después de un tiempo, parecerá una segunda naturaleza completar estos formularios.
Asegúrese de que su proveedor le proporcione números de productos e información sobre descuentos por cantidad. Cada orden de compra que envíe debe reflejar el precio que ha acordado para la cantidad que planea pedir. - Descubra cuáles de sus proveedores aceptan pedidos mediante orden de compra y las restricciones que tienen.
- Averigüe cuánto tiempo puede tardar en pagar la factura generada a partir de la orden de compra. Los períodos de tiempo típicos son 30 días netos y 60 días netos.
- Algunas empresas asegurarán sus órdenes de compra a través de su propia solvencia, mientras que otras utilizarán una compañía financiera. La compañía financiera le asignará una línea de crédito que es esencialmente un préstamo de inventario. Su proveedor retirará los fondos como pago por la mercancía enviada y obtendrá más suministros para trabajar que pagará más adelante .
- Mantenga una buena relación con sus proveedores y no tenga miedo de negociar. Si es un cliente frecuente y compra muchos suministros al por mayor, puede calificar para precios especiales u otros incentivos.
- Usar órdenes de compra para hacer crecer su negocio no es tan difícil como cree y le abre las puertas a muchas otras oportunidades, como pedidos de última hora o contratos de sus propios clientes. Una orden de compra puede brindarle la capacidad de un crecimiento rápido y efectivo , sin los típicos dolores de crecimiento que experimentan muchas pequeñas empresas en tiempos de prosperidad.