Una carta de cobro eficaz dejará claro cuáles son las expectativas del deudor para rectificar la deuda y le facilitarán la comprensión de lo que se necesita para saldar la deuda definitivamente.
¿Para qué se utiliza la plantilla de carta de cobro?
Las cartas de cobro se hacen para proporcionar un aviso por escrito de que se debe dinero que se enviará a cobranza. El proceso de carta de cobro generalmente ofrece más de una advertencia al deudor por escrito, seguida de una carta de cobro final, que se envía para indicar que la deuda deberá resolverse rápidamente antes de enviarse a cobro.
El plazo para el pago de un monto adeudo puede variar según la situación. Deberá verificar cuáles son las leyes de modelo de carta de cobro de deudas en su estado para estar seguro de las expectativas que puede depositar en los deudores.
Si envía una notificación por escrito a los deudores que no es de naturaleza legal, no puede emprender acciones legales contra ellos por falta de pago. También es posible que deba ofrecer soluciones como un plan de pago a los deudores antes de poder enviar la deuda para que la cobre una agencia de cobranza.
Es importante conocer las reglas del proceso de cobro antes de enviar una carta de cobro. Si necesita hablar con un abogado o un profesional del derecho sobre la forma correcta de redactar estas cartas, debe hacerlo.
Su plantilla de carta de cobro de deudas se utilizará para evitar problemas de falta de pago y la necesitará para presentarse ante un tribunal de justicia.
¿Cuáles son los componentes de una plantilla de carta de cobro?
Estos son los componentes necesarios de todas las cartas de cobro de deudas. Los diversos avisos enviados pueden culminar con una carta de cobro final, pero deberá incluir toda la información correcta en las plantillas de cartas de cobro que cree para que cada una ofrezca una guía al deudor relacionada con el proceso de cobro de deudas.
La mayoría de las entidades enviarán una primera carta de cobro, una segunda y luego una tercera, que también podría servir como aviso de carta de cobro final. Los plazos pueden variar cuando la deuda está relacionada con el alquiler, pero en general, esta es la práctica más común para enviar un aviso a quienes le deben dinero a alguien.
Estos son los componentes de ejemplos de cartas de cobro correctamente redactadas:
- El importe de la deuda en concreto. También debe tener claro cuándo comenzó a acumularse la deuda.
- La fecha en que se debe entregar el pago.
- Instrucciones sobre cómo pagar la deuda. Esto podría ser a través de un plan de pago, una oferta para formar un acuerdo especial de pago o una forma fija y específica en la que se debe entregar el dinero.
- Instrucciones para comunicarnos con usted si el dinero se envió y simplemente no se recibió en el momento en que se entregó la carta. Esto puede suceder a menudo durante el período de notificación de la primera carta de cobro, pero es menos probable que sea el caso cuando la segunda carta de cobro o la tercera carta de cobro se han enviado a la persona que debe dinero.
- La primera carta de cobro puede indicar que el cliente o deudor puede continuar haciendo negocios con la empresa en cuestión, pero sólo si la deuda se satisface en la fecha de pago indicada. Es posible que los esfuerzos de cobro posteriores no ofrezcan este beneficio al deudor. Una vez que la deuda se ha transferido a las agencias de cobranza, el cliente generalmente no será bienvenido a continuar una relación con la empresa.
- En cartas posteriores, debe haber un lenguaje que ofrezca al deudor la oportunidad de disputar la deuda. Dichas cartas indicarán cómo se puede presentar la disputa y cuándo. Aún puede ocurrir una transferencia de agencia de cobranza si el deudor no responde con una disputa antes del final del pago o del período de respuesta indicado en la carta.
Cuanto más claro esté en el modelo de carta que redacte, más probable será que el deudor responda a la primera carta en lugar de esperar a que se le envíen cartas posteriores. Asegúrese de indicar que el deudor puede sufrir daños en su calificación crediticia, que podría ser transferido a una agencia de cobros o que podría pedirle que abandone la propiedad al final del período de pago previsto.
¿Cuántas cartas de cobro se envían a los deudores?
Cuando alguien tiene una deuda con usted, normalmente le enviará tres cartas pidiéndole que pague el monto adeudado. Podría incluir intereses en la deuda que no se ha pagado. También deberá enviar una carta de cobro final que indique que se debe pagar el monto total antes de que la deuda se envíe a una empresa de cobro externa.
No todos los procesos de cobro de deudas requerirán todos estos pasos y las leyes estatales pueden variar con respecto al proceso de notificación y la transferencia a una agencia de cobro. Deberá asegurarse de seguir la ley al pie de la letra con respecto al proceso de cobro de deudas. Si tres letras es el estándar en su estado, deberá preparar todas estas cartas para el proceso de cobro de deudas que seguirá su empresa.
Las cartas que necesitará redactar incluirán:
- La primera carta de cobro que indica que se omitió un pago, la fecha de vencimiento y el monto adeudado. Esta carta también puede indicar que la persona a la que se envió puede comunicarse con ella si acaba de enviar el pago y la carta se envió por error. Esta carta también ofrecerá un plan de pago u otros arreglos de pago para ayudar a resolver la deuda rápidamente.
- Una segunda carta de cobro que indica que el pago no se realizó hace más de un mes y que se acumularán intereses por los pagos atrasados en el futuro. Aún puede ofrecer un plan de pago y otras opciones de pago a la persona que recibió esta carta.
- La tercera carta de cobro indicará cuándo se transferirá el pago a cobro y qué intereses se han acumulado hasta ese momento. Se indicará el importe total de la deuda, así como la fecha de amortización que se requiere.
- La carta de cobro final notificará que la deuda será enviada a una agencia de cobro.