Al tomar actas o notas para una reunión, hay que utilizar un formato minuta de reunión disponible. Las actas son los registros escritos oficiales de sus reuniones; no deben ser un registro de la discusión que tuvo lugar, sino más bien un consenso o decisión para cada tema discutido (a menos que esté usando actas textuales).
El diseño de actas que elija puede depender de la formalidad de sus reuniones y la cultura dentro de su organización. Aquí hay una breve descripción de algunos formatos de actas comunes y plantillas de actas.
Tipos de formatos de minutas de reunión
El formato minuta de reunión debe usarse para crear una agenda concisa. La agenda proporcionará un esquema que le permitirá capturar minutos más rápidamente durante la reunión. A continuación los diferente tipos de formatos:
- Minutas de acción
- Actas de discusión
- Actas textuales
Descargue formato minuta de reunión aquí
Minuta de acción
La minuta de reunión de acción son de solo decisión, excluyen cualquier discusión que haya tenido lugar para tomar la decisión y capturan la conclusión y/o acción para un tema a tomar. El formato minuta de reunión de acción brindan una descripción general ejecutiva de las decisiones dentro de una reunión.
Las actas de acción a menudo se requieren en reuniones como juntas, consejos o reuniones de audiencia. Si está organizando reuniones de comité, reuniones de gestión, reuniones de personal o similares, debe utilizar este estilo en el formato de minuta de reunión.
Actas de discusión
Las actas de discusión son registros del consenso de las discusiones que conducen a las decisiones y decisiones/acciones requeridas. Se recomiendan actas de discusión en la mayoría de los casos. El tomador de notas debe incluir puntos significativos hechos por el grupo y abstenerse de registrar comentarios personales.
El presidente de la reunión puede ayudar al tomador de notas resumiendo las discusiones antes de pasar al siguiente tema. Alternativamente, el tomador de notas puede mostrar notas en un proyector para garantizar que las personas estén de acuerdo con los registros.
Actas textuales
Las actas textuales son una transcripción escrita palabra por palabra de quién dijo qué durante las reuniones. Las actas textuales suelen ser muy largas y difíciles de revisar. Rara vez se utilizan a menos que lo exija la ley, en audiencias públicas o congresos.
Capturar las actas palabra por palabra es difícil para el tomador de notas y grabar la conversación con un micrófono podría ser muy útil para corregir las actas. A diferencia de las actas de acción y discusión, las actas textuales se enfocan en los comentarios individuales y no en el consenso general.
Cómo tomar minuta de reunión en 3 pasos:
Las actas de las reuniones son esenciales para que las organizaciones conviertan las reuniones en planes de acción y brinden un proceso de toma de decisiones transparente. Muchas organizaciones tienen que cumplir con las normas registrando y archivando el formato minuta de reunión o actas para realizar negocios de manera transparente y responsable. Las actas deben contener:
- Preparación
- Organizarse
- Seleccione un formato para las minutas
- crear una agenda
- Tomar acta durante la reunión
- Finalizar, distribuir y archivar actas
Tomar actas durante la reunión
Tomar minutas durante la reunión es una gran responsabilidad y puede ser intimidante, sin embargo, en este punto, ya ha creado su agenda. Una vez que el presidente mejore la agenda, estará listo para comenzar. Aquí hay algunos consejos para tomar minutas:
- Comience tomando asistencia
- Concéntrese en los puntos clave y las decisiones que toma el grupo y no en los comentarios individuales. Sin embargo, en reuniones de negocios informales puede ser beneficioso registrar comentarios individuales
- Tome actas objetivas y profesionales y trate de ser consistente en el diseño de las notas.
- Usted es responsable de las notas, así que pida aclaraciones o resuma en voz alta la decisión tomada. El presidente debe resumir la decisión de cada tema para organizar la reunión adecuadamente.
- En una reunión informal, puede mostrar sus actas en un proyector para asegurarse de que los participantes estén de acuerdo con las discusiones y decisiones.
- Asigne elementos de acción o plan de mejora, según las decisiones que se tomen
- Tome nota de cuándo deben tener lugar las siguientes reuniones.
Finalizar, distribuir y archivar actas
Una vez finalizada la reunión, es importante distribuir el formato minuta de reunión o acta a los participantes y miembros que no pudieron asistir para que se lleven a cabo las decisiones y acciones:
- Si usted y el presidente están editando actas para aclaraciones después de la reunión, tenga mucho cuidado de no cambiar los puntos clave de la discusión y la decisión.
- Si debe realizar cambios, hágalo poco después de la reunión cuando las conversaciones todavía están frescas en la memoria de los participantes. Hacerlo un mes después no tiene sentido
- Si las actas aún no están aprobadas pero debe distribuirlas, marque en el encabezado de las actas que son «No aprobadas» o «Borrador»
- Envíe elementos de acción preferiblemente utilizando una herramienta de software que le permita realizar un seguimiento del estado. Considere usar Outlook o software de minutas
- Recuerde archivar sus actas porque algunas actas deben ser archivadas por ley. Utilice una unidad compartida, un sistema de gestión de documentos o un sistema de gestión de reuniones empresariales como SoftExpert Reunión
Estas plantillas son utiles para trabajar.