Un diagrama de Gantt es útil para planificar y programar proyectos. Lo ayudan a evaluar cuánto tiempo debe tomar un proyecto, determinar los recursos necesarios y planificar el orden en que completará las tareas. También son útiles para gestionar las dependencias entre tareas
El diagrama de Gantt transmite esta información visualmente. Describe todas las tareas involucradas en un proyecto y su orden, que se muestra en una escala de tiempo. Esto le brinda una visión general instantánea de un proyecto, sus tareas asociadas y cuándo es necesario finalizarlas.
¿Por qué usar diagrama de Gantt?
Cuando configura un diagrama de Gantt, debe pensar en todas las tareas involucradas en su proyecto. Como parte de este proceso, determinará quién será responsable de cada tarea, cuánto tiempo llevará cada tarea y qué problemas puede encontrar su equipo.
Este pensamiento detallado lo ayuda a garantizar que el cronograma sea viable, que se asignen las personas adecuadas a cada tarea y que tenga soluciones alternativas para posibles problemas antes de comenzar.
También lo ayudan a resolver los aspectos prácticos de un proyecto, como el tiempo mínimo que llevará entregarlo y qué tareas deben completarse antes de que otras puedan comenzar. Además, puede usarlos para identificar la ruta crítica: la secuencia de tareas que deben completarse individualmente a tiempo para que todo el proyecto se entregue a tiempo.
Finalmente, puede usarlos para mantener a su equipo y a sus patrocinadores informados del progreso. Simplemente actualice el gráfico para mostrar los cambios en el cronograma y sus implicaciones, o utilícelo para comunicar que se han completado las tareas clave.
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Creación de un diagrama de Gantt
Para crear uno para su proyecto, siga estos pasos, usando nuestro ejemplo como guía .
Paso 1: identificar tareas esenciales
El diagrama de Gantt no brinda información útil a menos que incluyan todas las actividades necesarias para un proyecto o una fase del proyecto. a completar.
Entonces, para comenzar, enumere todas estas actividades. Usar una estructura de desglose del trabajo si necesita establecer cuáles son las tareas. Luego, para cada tarea, anote su fecha de inicio más temprana y su duración estimada.
Paso 2: identificar las relaciones de tareas
El gráfico muestra la relación entre las tareas de un proyecto. Algunas tareas deberán completarse antes de que pueda comenzar la siguiente, y otras no pueden finalizar hasta que las anteriores hayan finalizado. Por ejemplo, si está creando un folleto, debe terminar el diseño antes de poder enviarlo a imprimir.
Estas actividades dependientes se denominan tareas » secuenciales » o «lineales».
Otras tareas serán » paralelas «, es decir, se pueden realizar al mismo tiempo que otras tareas.
No tiene que hacer esto en secuencia, pero a veces puede necesitar que termine otras tareas primero. Así, por ejemplo, el diseño de tu folleto podría comenzar antes de que se haya editado el texto (aunque no podrás finalizar el diseño hasta que el texto esté perfecto).
Identifique cuáles de las tareas de su proyecto son paralelas y cuáles son secuenciales. Cuando las tareas dependan de otras, anote la relación entre ellas. Esto le dará una comprensión más profunda de cómo organizar su proyecto y le ayudará cuando comience a programar actividades en el gráfico.
Nota:
En los diagramas de Gantt, existen tres relaciones principales entre las tareas secuenciales:
- Terminar para comenzar (FS) : las tareas de FS no pueden comenzar antes de que finalice una tarea anterior (y relacionada). Sin embargo, pueden comenzar más tarde.
- Comienzo a comienzo (SS) : las tareas de SS no pueden comenzar hasta que comience una tarea anterior. Sin embargo, pueden comenzar más tarde.
- Fin a fin (FF) : las tareas FF no pueden finalizar antes de que finalice una tarea anterior. Sin embargo, pueden terminar más tarde.
Un cuarto tipo, Start to Finish (SF) , es muy raro.
Paso 3: Ingrese actividades en el software o en una plantilla
Puede dibujar sus gráficos a mano o usar un software especializado, como Microsoft Project . Algunas de estas herramientas están basadas en la nube, lo que significa que usted y su equipo pueden acceder al documento simultáneamente, desde cualquier ubicación. (Esto ayuda mucho cuando está discutiendo, optimizando e informando sobre un proyecto).
Se han creado varias plantillas de Gantt para Microsoft Excel , y también puede descargar la plantilla de este articulo 0 encontrar plantillas gratuitas con una búsqueda rápida en línea.
Paso 4: Progreso del gráfico
A medida que su proyecto avance, evolucionará. Por ejemplo, en nuestro escenario, si el control de calidad revela un problema, es posible que deba retrasar y detener el desarrollo del evento hasta que se resuelva el problema.
Actualice su gráfico para reflejar los cambios tan pronto como ocurran. Esto te ayudará a mantener actualizados tus planes y tu equipo.
