Los pasos que toma una organización cuando ocurre una situación o evento inesperado es un plan de contingencia. Un ejemplo de plan de eventualidad puede ser positivo como cuando hay un superávit inesperado en el flujo de caja. Pero la mayoría de las veces, el proceso de planificación de contingencia se refiere principalmente a eventos negativos.
Los eventos que podrían influir en la salud financiera de la organización, su reputación o su capacidad para continuar con las operaciones comerciales. Dichos eventos pueden incluir desastres naturales, incendios, fallas en la red y una violación de datos, por nombrar algunos.
Tener una plantilla de plan de contingencia lo ayuda a asegurarse de que siempre haya continuidad en el negocio. La mayoría de las organizaciones comerciales más grandes tienen conjuntos de plantillas de planes de eventualidad comercial para diversas amenazas potenciales. Estos se someten a una extensa investigación y las respuestas apropiadas resultantes se someten a una práctica completa incluso antes de que ocurra la crisis.
Puede considerar un plan de contingencia como un enfoque proactivo en comparación con la gestión de crisis, que es más un enfoque reactivo. Tener un plan de eventualidad asegura que siempre estés preparado para cualquier eventualidad. Por el contrario, un plan de gestión de crisis le permite controlar la respuesta después de que ocurra la eventualidad.
Plantilla plan de contingencia ejemplo
Además, tenga en cuenta que el diseño de una plantilla de plan de contingencia es solo para riesgos que pueda identificar y no para riesgos desconocidos o no identificados. Esto es por la sencilla razón de que no puede hacer un plan si no conoce el riesgo.
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También vale la pena señalar que los planes de contingencia no solo existen en previsión de que las cosas salgan mal, sino que también puede crear uno para aprovechar al máximo las oportunidades estratégicas.
Por ejemplo, se ha enterado de un nuevo tipo de software para capacitación que se lanzará pronto. Si esto ocurre durante el proyecto, puede crear un plan de eventualidad sobre cómo incluir esto en la etapa de capacitación de su proyecto .
Creando tu plan de contingencia
Necesita mucha planificación e investigación al crear un ejemplo de plan de contingencia. Pero planificar con anticipación, con cada plan, te facilita las cosas. Al crear uno para su empresa, siga estos pasos:
- Identifique sus recursos y dele prioridad
Realice una investigación en toda la organización para que pueda identificar y priorizar los recursos integrales de su organización. - Identificar los riesgos más significativos Debe
identificar cualquier amenaza potencial para los recursos investigados. Si es necesario, reúnase con ejecutivos y empleados para obtener una imagen más holística de cómo los eventos pueden afectar sus recursos. Para ser más precisos, traiga consigo un consultor o un especialista en la identificación de riesgos. - Redacte una plantilla de plan de contingencia
Aunque puede elaborar planes para cada uno de los riesgos individualmente, se recomienda comenzar con las amenazas que considere de alta prioridad. Esto se refiere a los que tienen una alta probabilidad de ocurrir y tendrían los impactos más significativos. A medida que pasa el tiempo, puede comenzar a trabajar para elaborar planes para los riesgos de menor prioridad.
Al redactar planes para los riesgos identificados, comience a preguntarse sobre los pasos a seguir para que la organización pueda volver a las operaciones normales. Tenga en cuenta factores como la actividad de los empleados, las comunicaciones, los plazos y las responsabilidades del personal. Con base en estos, puede hacer un plan para cada uno de los riesgos. - Comparta los planes
Asegúrese de que todos los empleados y las partes interesadas tengan acceso a cada plan tan pronto como los haya completado y aprobado. Es posible que desee considerar el uso de una aplicación móvil para este paso tan importante.
Esto podría hacer que el plan de contingencia junto con documentos similares estén directamente disponibles para todos los empleados a través de su servicio móvil. Este método también asegura que cada empleado tenga fácil acceso a los planes actualizados para cuando surja la necesidad. - Mantenga los planes
A medida que la organización experimenta cambios, asegúrese de reflejar dichos cambios en la plantilla de su plan de contingencia comercial. También es necesario ensayar el plan con las partes interesadas periódicamente para que los actores clave conozcan sus funciones y responsabilidades.