La información en un formulario de datos personales puede cubrir un amplio espectro y puede ser casi cualquier cosa asociada con usted o cualquier otra persona. Para capturar su información personal, puede utilizar un formulario básico de información personal. La información que anote en este formulario debe ser:
- Solo sobre ti.
- Específicamente sobre ti para que otras personas sepan que escribiste en el formulario.
Por extraño que parezca, algunas personas creen que la información del formulario de datos personales no tiene que ser completamente cierta para considerarla información personal. A lo largo de los años, el concepto de formulario de información personal o formulario de información personal ha sufrido cambios innovadores, especialmente con la introducción de la computadora personal.
Obtener, organizar y escribir información personal se ha vuelto mucho más fácil. Nuestras vidas hoy en día se han vuelto mucho más ocupadas, tanto que obtener esta información de inmediato puede resultar un desafío.
Esta es una de las razones por las que la gestión de la información de los empleados mediante estos formularios puede ser muy útil para gestionar la información sobre todos los empleados de una organización.
¿Por qué necesita este formulario en los negocios?
Necesita una plantilla de formulario de datos personales en la mayoría, si no en todas las empresas. Si es dueño de un negocio, debería considerar crear uno propio para sus empleados . Aquí hay algunas razones por las que deberías hacer esto:
- Información más fácil de recuperar
Una de las cosas más importantes que debe tener en cuenta al crear un sistema de información del personal es la facilidad para acceder a los datos y recuperar la información cuando la necesite. Por ejemplo, solo debe dedicar unos minutos a desplazarse por los nombres de los empleados cuando busca a alguien específico.
Más importante aún, debe incluir un formulario de datos personales del empleado que viene con una función de búsqueda. Esto facilita su trabajo en la búsqueda de un informe específico o información única que necesita sin tener que buscar en toda la base de datos. - Para servir como recordatorio
Recuerde que utiliza este formulario no solo para mantener información sobre un empleado, sino que también puede actuar como un recordatorio de eventos y fechas importantes que sus empleados deben conocer.
Estos pueden incluir eventos importantes que su empresa debe tomar en serio. Igual de importante es que el departamento de Recursos Humanos tenga esta información a la mano. - Transferencia y distribución de datos más fácil
Compartir información entre los departamentos de una empresa es muy importante. Tal intercambio debe ser tanto eficiente como eficiente en el tiempo. Esto significa que el sistema que usará para almacenar la información personal de sus empleados debería permitirle transferir y compartir archivos con todos los departamentos fácilmente. - Gestión de tareas más eficiente
Asegúrese de que su formulario de datos personales también tenga una función de administrador de tareas, ya que esto será útil en eventos en los que tenga varias tareas para realizar simultáneamente con los formularios. Dado que hay muchas actividades interconectadas, necesita un administrador de tareas que lo ayude a evitar la superposición mientras usa la información en los formularios.
¿Cómo hacer un formulario de datos personales?
Un formulario de datos personal proporciona la información logística y biográfica de una persona e incluye sus datos de contacto y otra información como dirección, educación, comunidad y actividades sociales, etc.
Cuando necesite crear este formulario para los empleados de su empresa o necesite uno para otros fines, aquí hay algunos pasos para guiarlo:
Prepare lo que necesita
Lo primero que debe hacer es determinar por qué necesita este formulario de datos personales. Una vez que tenga un propósito, comience a recopilar recursos relevantes, incluida la recopilación de nombres e información de direcciones para referencias, cualquier historial médico relevante , detalles sobre trabajos anteriores, sus experiencias educativas y más.
Incluya información relevante
El formulario de datos personales debe comenzar con su nombre y datos de contacto, que generalmente se escriben en la parte superior de la primera página. Para las hojas de datos personales que tienen más de una página, asegúrese de agregar su apellido en el encabezado de todas las demás páginas.
Agregue su dirección actual y su dirección permanente si tiene una diferente. Para sus datos de contacto, incluya todos sus números de teléfono, incluido el número de su casa, el número del trabajo y el número de teléfono celular. Proporcione su dirección de correo electrónico también.
Además, indique el nombre completo, la dirección y el número de teléfono de al menos una persona como su contacto de emergencia. Debe mantener esta información actualizada y precisa en todo momento. Recuerde que esta información puede ser muy crítica si, por alguna razón, las personas no pueden comunicarse con usted.
Para respaldar su identidad, puede proporcionar su Número de Seguro Social o su número de licencia de conducir. Recuerde que el propósito de este formulario es recopilar información sobre todos ustedes en un solo lugar. Además, recuerde que esta información se solicita comúnmente en las solicitudes de empleo y otros formularios. No olvide incluir el estado en el que ha registrado su licencia.
Si es necesario, haga una lista de todas sus experiencias educativas.
Para esta parte, proporcione información completa y correcta sobre su educación, dónde está empleado actualmente o dónde ha trabajado en el pasado. Si está disponible, también enumere los nombres de los supervisores con los que trabajó en el pasado. Si todavía estás estudiando o te acabas de graduar, incluye primero tu educación.
Si ha estado fuera de la escuela por un tiempo pero tiene muchas experiencias laborales, incluya esta información antes de sus experiencias educativas. Si tiene alguna habilidad especial, incluya esta información también.
Además, incluya todos los idiomas que habla junto con los certificados y licencias que posee y los premios que ha ganado. Dependiendo de la situación, también puede incluir publicaciones, membresías, trabajo voluntario y actividades comunitarias.
Proporcione referencias
Incluya al menos tres referencias de sus escuelas o empleos. Enumere los nombres de sus referencias, sus datos de contacto, los títulos de sus puestos y la cantidad de años que conoce a estas personas. No olvide preguntar a sus referencias si están dispuestos a servir en esta capacidad antes de agregarlos a su formulario. Incluya otra información específica para el tipo de formulario que está haciendo.
Revise todo el formulario
Dado que esta hoja contiene información precisa y útil sobre usted, debe hacer todo lo posible para garantizar la exactitud de su contenido. Asegúrese de que todos los nombres estén escritos correctamente y que todos los detalles sean claros y correctos.
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Cómo completo el formulario de información del empleado?
Si es dueño de un negocio, un formulario de información personal contendrá detalles importantes sobre sus empleados. Puede utilizar esta información para realizar un seguimiento de la información personal, la duración del empleo y otros datos importantes, como los datos de contacto de emergencia.
Un formulario de información personal puede resultar útil cuando recibe una solicitud de referencia, necesita enviar documentos de empleados por correo o desea conocer más detalles sobre un determinado empleado de su empresa. Una plantilla de información personal efectiva debe incluir:
- Nombre completo
- Direccion de casa
- Número de teléfono
- Antecedentes educativos
- Título profesional
- Departamento
- Número de seguridad social
- Fecha de inicio
- Detalles del salario
- Historial de trabajo
- Contactos de emergencia
Si le pedirá a sus empleados que completen este formulario para su empresa, aquí hay algunos consejos para que comparta con ellos:
- Sea lo más claro posible. La información que proporcionan debe ser clara y fácil de entender.
- Asegúrese de completar todos los campos del formulario.
- Escriba la información de manera lógica.
- Utilice el software de RR.
Como empleador, es una buena práctica revisar estos formularios una o dos veces al año para mantener actualizada su descripción de puesto. Vaya en línea o siga un sistema si necesita hacer algún cambio. Además, asegúrese de que las partes adecuadas, como su equipo de recursos humanos y los gerentes de departamento, puedan acceder a los datos.
Solo debe solicitar la información que su empresa necesita. También es esencial que sus empleados sepan que no divulgará su información a ninguna persona no autorizada de la empresa.
