Ordenes de trabajo: Plantilla gratis

En todas las industrias, las plantillas de órdenes de trabajo de mantenimiento sirven como la columna vertebral de un mantenimiento y una gestión de activos exitosos.

Ya sea que se utilicen para iniciar una solicitud de orden de trabajo de mantenimiento, un servicio para clientes o como parte de la gestión rutinaria de las instalaciones, las órdenes de trabajo configuradas correctamente detallan información esencial para facilitar los procesos de finalización del trabajo y del servicio.  

Plantilla de orden de trabajo en excel

Una plantilla de orden de trabajo de mantenimiento es esencialmente un documento que se utiliza para realizar una solicitud formal de mantenimiento, reparaciones u otros tipos de trabajo.

En las mejores prácticas, este documento debe estar estandarizado y diseñado para incluir toda la información esencial necesaria para completar la tarea solicitada según el tipo de solicitud o trabajo que se inicia.  

De ahí surge la metodología de creación de una entidad de plantilla, diseñada para estandarizar y optimizar la gestión de tareas. Según el tipo de trabajo o las acciones necesarias, se puede utilizar plantillas de órdenes de trabajo en Excel, permitiendo que todas las fases del proceso queden previamente definidas.

Hemos incluido una plantilla de orden de trabajo en excel para su comodidad: 

Este enfoque facilita la configuración de cada etapa del trabajo, desde la solicitud de orden de trajo y aprobación, hasta las acciones correctivas y los flujos de trabajo de seguimiento. Además, la plantilla incluye información clave como la tarea o trabajo solicitado, las habilidades requeridas, el responsable asignado, los recursos necesarios, las notificaciones correspondientes y el plazo estimado.

Un formato de orden trabajo estandarizado y bien estructurado mejorará los resultados finales y garantizará que todos los departamentos y equipos estén en sintonía mientras se ejecuta las órdenes de trabajo.  

¿Cuáles son los tipos órdenes de trabajo? 

Las órdenes de trabajo varían según las necesidades de una organización. Algunas órdenes son necesarias para comenzar el mantenimiento de rutina , reparaciones de problemas importantes, operaciones diarias, inspecciones de instalaciones y equipos, etc.

Cada tipo de órdenes de trabajo se creará para abordar necesidades y funciones específicas, asegurando que todos los participantes tengan las herramientas, la información y las habilidades que necesitan para completar la orden. 

Si bien esta lista no es exhaustiva, algunos tipos diferentes de plantillas de órdenes de trabajo incluyen: 

• Orden de Trabajo de Mantenimiento: Enfocada a las actividades de mantenimiento de rutina. 

• Orden de Trabajo de Reparación: Diseñado para reparaciones específicas en equipos o instalaciones. 

Lista de verificación de operaciones de la máquina Dirigida a respaldar las tareas operativas diarias. 

• Orden de trabajo de inspección: se utiliza para inspecciones programadas para garantizar el cumplimiento y la seguridad. 

¿Qué se debe incluir en una orden de trabajo? 

Una plantilla de orden de trabajo debe incluir toda la información necesaria para ayudar a los equipos a completar la tarea con éxito. La información más esencial incluirá detalles del solicitante, una descripción de la tarea, información sobre la instalación o el equipo que necesita servicio, nivel o calificación de prioridad, personal asignado e instrucciones específicas (incluidos protocolos de seguridad, recursos y materiales necesarios).  

Incluir la siguiente información en sus órdenes de trabajo puede ayudar a garantizar mejores resultados: 

• Detalles del solicitante: esto incluye el nombre, la información de contacto y el departamento de la persona que solicita el trabajo, así como un punto de contacto. 

• Una descripción detallada: una explicación clara y concisa de lo que se debe hacer garantiza que las personas a cargo comprendan el alcance de la tarea y los requisitos específicos. 

• Información sobre el equipo o la instalación: detalles sobre el equipo o la instalación que necesita atención, como identificaciones de activos o ubicaciones físicas. 

• Nivel de prioridad: un indicador esencial de la urgencia de la tarea, que ayuda a los equipos a gestionar adecuadamente sus cargas de trabajo.  

• Personal asignado: Los nombres o roles de las personas o equipos asignados para llevar a cabo las órdenes de trabajo.  

• Instrucciones específicas: Cualquier información adicional necesaria para ayudar a facilitar la ejecución de la tarea, incluidas instrucciones de seguridad, requisitos especiales, materiales, recursos, etc.  

El ciclo de vida de las órdenes de trabajo de mantenimiento

El recorrido de una orden de trabajo no termina una vez que se completa la tarea. Pasa por un ciclo de vida que garantiza que el trabajo se realice y brinda información valiosa para optimizar las operaciones de mantenimiento. Analicemos las fases clave de este ciclo de vida:

1. Producción: Se envía una solicitud de trabajo, ya sea por parte de un técnico, un operador o a través de activadores automáticos. Una vez que un supervisor o gerente revisa, prioriza y aprueba la orden, se crea la orden de trabajo, que detalla la tarea, los recursos necesarios y cuándo debe completarse. 
2. Rendimiento: el técnico o el equipo asignado comienzan a trabajar en la tarea siguiendo los procedimientos operativos estándar que se describen en las órdenes de trabajo.
3. Cierre: Una vez finalizado el trabajo, el técnico marca la orden de trabajo como cerrada y registra los detalles importante, para garantizar la calidad y el cumplimiento de los estándares. 
4. Análisis: Las órdenes completadas se analizan para identificar tendencias, problemas recurrentes y áreas de mejora. 
5. Referencia: Antes de crear nuevas órdenes de trabajo y repetir el ciclo, se hace referencia a las órdenes completadas para obtener información importante y notas de servicio.

Revisar las órdenes de trabajo completadas y analizar qué trabajo debe repetirse puede ser una excelente manera de comprender el estado de los activos.

Si un activo requiere un mantenimiento constante, es posible que se deba dedicar más tiempo e investigación para identificar la causa raíz de los problemas y evitar que se repitan en el futuro.

La capacidad de consultar órdenes de trabajo antiguas y adjuntarles imágenes permite que su organización mantenga información clave que, de lo contrario, podría perderse debido a la jubilación de los técnicos.

Conclusión

La orden de trabajo es una herramienta indispensable para organizar, controlar y optimizar las actividades operativas dentro de cualquier empresa. Su correcta implementación permite definir tareas, asignar responsables, establecer tiempos de ejecución y llevar un registro detallado de los recursos utilizados, lo que se traduce en mayor eficiencia y reducción de errores.

Utilizar un formato de orden adecuado, ya sea físico o digital como una orden de trabajo en Excel, facilita el seguimiento de cada proceso y mejora la toma de decisiones. Además, contar con un ejemplo bien estructurado ayuda a estandarizar procedimientos y garantizar un mejor control operativo.